DMS轮班的幸存者讲述他们的故事

谈论安装新的经销商管理系统会引起经销商和提供者的多彩描述。没有一个听起来太令人愉快。

有些人将DMS更改为心脏移植或膝关节置换。也有人说这类似于阅读外语或教别人如何用另一只手写字。

尽管描述各不相同，但经销商一致认为这可能是涉及商店各个层面的艰巨过程。他们不是经常想做的事情。

DMS是经销商的神经中枢。它是商店用来进行与工资，会计，零件，库存和服务有关的业务的平台。

根据经销商的需要，放置不同DMS的原因可能有所不同。由于客户服务的烦恼，有些商店会跳船，而另一些商店可能会被更大的集团收购，而没有太多选择。

然后有钱。一些提供商可能收取每月超过6,000美元的费用，促使商店在合同到期后寻求救济。

对于经销商而言，DMS切换是最具挑战性的工作之一。

员工必须通过在线教程和面对面的培训来参加广泛的培训，以学习新系统。当商店经理试图向不希望使用新平台的员工出售DMS交换机时，就会出现虚幻。那些难过的感受会使包括提供者在内的每个人都感到困难。

西弗吉尼亚州摩西汽车集团的合伙人史蒂夫·摩西说，一些工作人员必须学习一个全新的系统，但是为获得统一性而付出的辛苦是值得的。

“不熟悉是一个巨大的挑战，随之而来的是惊and和恐惧。您的第一步可能是使人们放心，他们可以进行过渡。”

DMS提供商Auto / Mate的首席执行官Mike Esposito说，例如，一些心怀不满的员工可能会拒绝学习该系统，以阻止经销商切换。

“最好的安装是在经销店的人支持变更的情况下发生的。Esposito告诉《汽车新闻》，如果没有，或者没有被征询他们的意见，或者陷入困境，那就很困难。“人们不喜欢改变。...他们开始挖高跟鞋。”

其他商店有老式的问题-实际上。Dealertrack DMS总经理Sharon Kitzman说，她曾经在商店使用不兼容的Windows操作系统，这些操作系统已经发布了三四个版本。

每个商店都有自己的细微差别，为转换增加了独特的皱纹。五家商店的高层管理人员与《汽车新闻》分享了其DMS过渡的详细信息。

■小组购买商店，然后决定让它们使用同一DMS

摩西汽车集团去年春天收购了四家新店，不得不做出许多经销商面对的决定：我们是将新购买的商店转换为我们正在使用的DMS，还是让它们继续在竞争对手的系统上工作？

西维吉尼亚集团是CDK Global DMS的长期用户，合同期满。

另一方面，新商店已经在Reynolds和Reynolds DMS上使用了多年。但是，巧合的是，这些商店的合同也快要到期了。

因此，随着摩西汽车集团与双方进行谈判，雷诺兹和CDK将这两项合同延长了一年。该小组聘请了一位顾问，向软件巨头介绍了商店的需求。这使公司能够制定其提案。

在权衡两家公司几个月的优势之后，由于对CDK的熟悉，该小组决定留在CDK。

新的经销商将不得不转换。

这意味着新员工将不得不忍受大约四个月的网络研讨会和其他在线培训。在过渡期间，CDK还在新的Moses Auto商店中安排了几个月的培训师。

“新店里的所有人都必须学习一套全新的系统。摩西汽车集团的合伙人史蒂夫·摩西说，这始终是一个挑战。“语言略有不同。流程略有不同。”

他补充说：“在我们收购的商店里的人们，他们已经在雷诺兹公司工作了20年。陌生是一个巨大的挑战，随之而来的是惊and和恐惧。您的第一步可能是使人们放心，他们可以进行过渡。”

退出DMS要求商店更改日常任务的完成方式。

摩西说，新经销商的服务店必须学会以不同的方式写票。这些商店必须改变与某些供应商的互动方式。此外，他说，由于向经销商的管理和会计部门提取信息的方式不同，因此财务和保险办公室的表格创建发生了变化。

摩西觉得痛苦是值得的，因为这群人全是为了统一。这种统一性意味着该团队可以将员工从一家商店提升到另一家商店，而不必在新的DMS上对其进行再培训。

另外，如果有人生病并且需要时间，其他商店的工作人员可以为他们提供保险，因为他们已经知道该系统。

新的Moses商店销售雪佛兰，日产，丰田和雷克萨斯的汽车，在一月份的几天中就安装了CDK DMS。

摩西说，现阶段商店处于“提炼”阶段。他说，至关重要的是，商店如果打算进行转换，应尽快通知其DMS提供商。这可以确保经销商不会违反任何可能导致罚款的合同义务。

摩西说，考虑到培训和安装的时间，转换期大约需要六个月。在此期间，CDK的任务清单包括将数据提取到新系统中并与网站集成。

摩西说，更换DMS是一项艰巨的任务，许多经销商宁愿不这样做。这很艰难，但有时无法解决。

摩西说：“首先您畏缩，然后说，“好吧，这可能会变得更好。”然后，您学习它，然后逐步学习，就好像“我真的不想再做一次，但是我很高兴我做到了。”

■经销商团队乘坐DMS传送带

“确保他们事先进行了所有在线考试和上课，并且不要忽略培训。”

对于某些经销商而言，进行一次DMS转换会提供足够的压力以维持职业生涯。拜尔汽车集团可以做到这一点。

在过去的九年中，由于种种原因，位于弗吉尼亚北部的五家门店集团成功地更换了DMS几次。

大约在2008年，该小组从雷诺转移到Dealertrack。但是小组只坚持了一年，然后才跳回雷诺兹。

该集团的首席运营官约翰·奥特曼（John Altman）表示，Dealertrack当时在处理具有集中式会计结构的大型多店集团时遇到了问题。这不是一个很好的选择。

因此，该品牌一直与雷诺保持一致，直到去年五月才与更发达的Dealertrack保持一致，Altman表示已解决了之前的问题。在这次转机中，奥特曼说，该集团正在寻求削减开支。

回到Dealertrack后，每年可节省500,000美元。

尽管这种改变在财务上是合乎情理的，但一些高层管理人员还是反对这一举动。DMS交换机最重要也是最困难的部分之一就是可以让所有人都参与其中。

奥特曼：员工威胁要辞职。

“经销商的每个部门都在使用它。每个人都必须学习一个新系统，并确保旧系统中的所有内容都得到转移。太疯狂了。

零件和服务部门是重返Dealertrack的最大批评者之一。

“我们已经有30年的人了。他们习惯于以一种方式来做事。他们中的几个人说：“如果您转行，我会离开。”奥特曼回忆说。“幸运的是，我们没有失去一个人。他们想通了。我们克服了他们的焦虑和恐惧，并为此进行了努力。”

奥特曼说，安装完成后，几名工作人员告诉他，他们不喜欢该系统，但是它可以工作。

小组进行了腿部锻炼，以使每个人都感到舒服。奥特曼说，有一次，他将整个管理人员带到了几小时之外的一家经销店，该经销店已从雷诺兹转变为Dealertrack。

那里的员工告诉Altman团队他们对系统的喜欢和不喜欢的地方。这些见解使奥特曼和他的员工有信心做出这一转变。

Dealertrack能够无缝地将集团的数据传输到新的DMS中，这是Altman的最大担忧。

然而，回首过去，奥特曼希望他的团队在系统上线之前完成在线培训时会更加坚强。该小组的员工在某些领域缺乏知识，这对Dealertrack团队的培训工作更为重要。

奥特曼说，激活系统后的两周内，Dealertrack在每个商店约有三人。该小组从Dealertrack代表处获得了进一步的支持，该代表每月对商店进行一次后续访问。

“给您的员工足够的时间来知道它的发生”。给他们很好的警告，奥特曼在向考虑进行DMS变更的经销商的建议中说。“确保他们事先进行了所有在线考试和上课，并且不要忽略培训。”

■DMS开关？您将首先需要计算机

大约四年前，希思·汤普森（Heath Thompson）准备退出与CDK的新签合同，该合同后来被称为ADP Dealer Services，此前他被告知他的商店将需要新计算机来进行雷诺兹的改装。

佐治亚州东埃利哈伊市Ronnie Thompson Ford总经理Thompson说，他的父亲签署了这份合同，但由于健康原因，六个月后退休。签订合同后，这家商店试图与雷诺保持逐月交易，直到CDK开始推动该商店开始过渡。

朗尼·汤普森·福特（Ronnie Thompson Ford）的希思·汤普森（Heath Thompson）表示，原本希望省钱的DMS交换机实际上要花更多钱，因为它不得不租用计算机和打印机。

摆脱合同将需要汤普森说不值得的法律斗争。

该商店认为，与雷诺公司相比，此举将节省大量成本，但并没有如愿以偿，因为它不得不从CDK租借计算机和打印机。

商店现在为CDK支付的每月5,000美元的价格并没有比为雷诺兹支付的6,400美元低很多。汤普森说，在为期三年的硬件租赁期间，每月账单实际上高于商店向雷诺兹支付的账单。

租约到期后，商店最终购买了自己的计算机。

汤普森不打算在合同到期时留在CDK。他对客户服务并不满意。

他说，如果经销商想真正在DMS上省钱，最好选择Autosoft和Auto / Mate这样的小型公司，因为后者每月的付款额可能低于2,000美元。

新DMS的培训需要深夜。汤普森的商店将在晚上7点关门，但是工作人员要到11点才到那里，了解新设置的来龙去脉。

汤普森说，由于经历了越来越多的痛苦，几乎所有经过转换的人都不想再做一次。即使经过扎实的培训，该系统上线六个月后，问题仍可能出现在烦恼经销商身上。

汤普森说，如果商店找到了可以与之兼容的DMS，它似乎并不会突然改变。该系统连接到经销商的每个方面。

“经销商的每个部门都在使用它。每个人都必须学习一个新系统，并确保旧系统中的所有内容都得到转移。汤普森说，这太疯狂了。“经销商中的一切都与DMS息息相关，从互联网上的汽车一直到零件部门再到薪水。

■商店与一家供应商一起满足其所有需求

管理层表示，自去年春天开始，布莱恩·本田（Bryan Honda）经历了一段“建设性混乱”时期，当时它决定全力采用雷诺技术。

目标很简单：消除第三方供应商的迷宫，将经销商的束缚交给一个供应商。

雷诺兹称，在商店平均平均使用近20家供应商进行日常运营的时期，布莱恩·本田的非常规举措引人注目。

这家位于北卡罗来纳州费耶特维尔的商店不仅将其老化的雷诺DMS升级为该公司的最新ERA-Ignite产品，还委托该软件巨头处理其电话系统，固定运营，市场营销，网站设计和其他任务，从而形成了凝聚力的零售管理设备。

该商店数十年来一直忠于雷诺（Reynolds），并于2015年开始就这笔庞大交易进行谈判。

这项雄心勃勃的工作导致商店于2016年4月开始飓风。许多Reynolds解决方案都是在90天的安装时间内安装的，而其他集成则在秋天进行。

这是雷诺兹首次为经销商配备全套解决方案。ERA-Ignite DMS是所有其他系统都集成在其上的平台。雷诺（Reynolds）的许多团队负责安装商店中融合的各种系统。实际上，许多人以前从未走过过路，而在那里相互介绍。

每天，与商店的新DMS啮合的小工具列表越来越多。名册中包括docuPAD工具，该工具可让F＆I经理在客户可见的大型桌面触摸屏上处理交易，以及AddOnAuto，该工具允许消费者在大屏幕上配置车辆，从而为配饰带来视觉效果。

该商店的转型也进入了电话系统。随着经销商转移到雷诺综合电话系统，其过时的电话在整个夏天被更换了。

与DMS通信的新电话设置可以在顾客打电话时在商店中显示顾客的信息和交易记录，从而为交互增加了一层个性化。该系统还具有一个移动应用程序，对于一些不得不将过时的翻盖手机转换为智能设备的长期销售人员而言，这需要学习曲线。

由于安装了许多不同的零件，培训课程变成了熔炉，经销商各个领域的工作人员聚在一起。

零件人员参加了销售培训，而销售人员则参加了零件教程。同时，对ReyPAY会计解决方案的培训要求总经理，服务经理，销售人员和F＆I人员在场。

该商店表示，已经准备好进行深入研究，以弄清楚如何使所有新工具协同工作。

他说：“这迫使所有部门共同努力。布莱恩·本田的总经理蒂莫西·罗素（Timothy Roussell）在谈到雷诺汽车的技术大修时说：“通常，它们通常是分开的，有自己的议程。”

“当您有一个如此大的项目时，它迫使这些议程每天都在每个部门中重复进行。它强迫了一些凝聚力。它迫使很多团队合作。”

■这些文件在哪里打印？在另一家商店

当安装新的DMS时，导线可能会交叉。

使用CDK系统的伊利诺伊州圣查尔斯·丰田（St. Charles Toyota）在水晶湖有一家姊妹店，大约五年前从雷诺兹（Reynolds）改成CDK。但是在此过程中的某个地方，商店的打印系统被翻转了。

当圣查尔斯·丰田公司办公室经理莱斯利·雷诺兹（Lesli Reynolds）试图在其商店打印DMS的维修单时，这些文件有时会寄到Crystal Lake经销商处，而这恰好是一个小时的路程。她很快就会收到水晶湖同事的来信：“你们想念一些东西吗？它在这里。

这是雷诺兹（Reynolds）在汽车业45年中所面临的最棘手的技术问题之一，她几乎已经看到了这一切。

她一直在CDK上工作-尽管她仍然不时错误地将其称为ADP-并且在与她合作过的五家商店中都有雷诺兹。她觉得水晶湖向CDK的过渡太快了。

雷诺兹回忆说：“我知道他们告诉我的消息将不起作用。”

“真是一团糟。他们有开放日，而我在那家商店呆了大约三天。他们没有连接打印机。他们没有正常工作的东西。我们会等一两个月，直到[CDK]正确为止。

雷诺兹说，学习新的DMS相当于强迫惯用右手的人在保持笔法的同时突然用左手书写。她说，如果安装后他们的系统运行不平稳，员工可能会感到无助。

雷诺兹认为，该行业正在从面对面的互动转向在线教程。

她说，在线培训不能代替有人花时间坐下来引导您完成整个系统的学习。

“您必须要求在您的位置上有陪同您坐的培训师。我如何在您的系统中做到这一点？我曾经去过这里，现在我要去哪里？”雷诺兹说。“只是反复试验，然后与您[实践]。如果您没有那个，那您就被搞砸了。